Yubik Approve&Seal

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Yubik Approve&Seal integra tutte le soluzioni di firma elettronica sul mercato e consente di applicarle ai processi organizzativi in modo semplice e completo. L’applicazione simula il comportamento del tradizionale “libro firma” rendendo immediata la collaborazione e il trattamento necessario per le pratiche documentali destinate a numerose fasi di approvazione e di validazione.

FIRMA ELETTRONICA

LIBRO FIRMA DIGITALE

FLUSSI COLLABORATIVI

SICUREZZA E SEGREGAZIONE CONTENUTI

GESTIONE SCADENZE

LIBRERIA TEMPLATE E DOCUMENTO COMPOSITION

GESTIONE SICUREZZA E PRIVACY

CONSERVAZIONE DIGITALE

Yubik Approve & Seal, i suoi 4 moduli:

  • Yubik approve per la modellazione del processo di predisposizione, firma e archiviazione del documento
  • Yubik Seal per l’apposizione delle firme elettroniche conforme alle specifiche eIDAS
  • Yubik DOA (Delegation of Authority) per gestire il processo e l’anagrafica delle procure e deleghe
  • Yubik More APP, scaricabile dallo store per consentire agli utenti apicali di firmare e approvare dallo smartphone

APPROVE & SEAL...E NON SOLO

  • Digitalizza il flusso di raccolta e redazione dei documenti da proporre alla firma.
  • Attiva il workflow collaborativo/contributivo all’interno della soluzione evitando inutili e caotici scambi di email.
  • Digitalizza il flusso di raccolta e redazione dei documenti da proporre alla firma.
  • Disciplina le fasi di approvazione e di apposizione del benestare tecnico.
  • Supporta le fasi di firma integrando in modo naturale tutte le tecnologie di firma previste dalla normativa (Semplice, Avanzata, Qualificata).
  • Gestisce lo Scadenziario ed eventi di notifica.
  • Permette la configurazione di flussi di lavoro specifici per garantire maggiore aderenza alle procedure organizzative.
  • Attiva la conservazione a norma dei documenti firmati elettronicamente.
  • Intercetta eventi dei sistemi integrati per aprire pratiche di firma in modo automatico.
  • Unico punto di governance per favorire le attività di auditors e controllori sia interni che esterni
  • Migliora la visibilità e la condivisione degli asset documentali di un'organizzazione, rispettando i corretti livelli di accesso

Le tipologie di firma supportate da Yubik&Seal sono:

Provider di firma qualificata remota (Aruba, Infocert,…), Dispositivi di firma elettronica avanzata di tipologia grafometrica (Tablet di firma), Provider di firma in Cloud (DocuSign)

Firma Elettronica, cosa puoi fare

  • Selezionare la tipologia di firma qualificata: Cades, Pades Visibile (invisibile)
  • Posizionare in modo libero la firma sul documento
  • Pre-fissare la firma grazie all’utilizzo di ‘placeholder’ inseriti nel template word di riferimento
  • Firmare in più utenti (firma multipla)
  • Scegliere un soluzione di firma semplice anche con apposizione della sola firma grafica
  • Firmare “massivamente” per consentire alle figure apicali di firmare centinaia di documenti in una sola semplice soluzione

Funzionalità principali

FIRMA DIGITALE

PROCESSI COLLABORATIVI

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ACQUISIZIONE DOCUMENTI

GESTIONE SCADENZE

GESTIONE DOCUMENTALE

LIBRERIA TEMPLATE E DOCUMENT COMPOSITION

GESTIONE SICUREZZA E PRIVACY

Processi di firma E2E

Benefici

Razionalizza le fasi di firma integrandole e contestualizzandole ai processi concreti di validazione e approvazione organizzativi

Semplifica i processi di firma eleminando barriere tecnologiche e pilotando l’utente con un’interfaccia semplice ed accessibile.

Delocalizza e alleggerisce le attività di validazione e evita la duplicazione dei documenti da firmare.

Ottemperanza a normative come Privacy, 231, SOX;

Maggiore governance dei processi HR grazie alla centralizzazione dei documenti risultanti dai singoli processi

Problemi di collaborazione aziendale? Risolvili con Yubik Approve

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