• Aumenta l'efficienza: Yubik A&S supporta tutti i flussi di approvazione relativi ai documenti aziendali e semplifica l'utilizzo delle diverse tecnologie di firma.

• Aumenta la Compliance: Yubik A&S è progettato per essere l’unico punto di governance in cui gestire le approvazioni e le eventuali firme di quei dati o documenti che sono normalmente oggetto di interesse da parte di auditors e controllori, sia interni che esterni.

• Aumenta la conoscenza: Yubik A&S consente di migliorare la visibilità e la condivisione degli asset documentali di un'organizzazione, rispettando i corretti livelli di accesso.

I MODULI DI YUBIK APPROVE& SEAL

APPROVE & SEAL...E NON SOLO

• Digitalizza il flusso di raccolta e redazione dei documenti da proporre alla firma.
• Attiva il workflow collaborativo/contributivo all’interno della soluzione evitando inutili e caotici scambi di email.
• Disciplina le fasi di approvazione e di apposizione del benestare tecnico.
• Supporta le fasi di firma integrando in modo naturale tutte le tecnologie di firma previste dalla normativa (Semplice, Avanzata, Qualificata).
• Gestisce lo Scadenziario ed eventi di notifica.
• Permette la configurazione di flussi di lavoro specifici per garantire maggiore aderenza alle procedure organizzative.
• Attiva la conservazione a norma dei documenti firmati elettronicamente.
• Intercetta eventi dei sistemi integrati per aprire pratiche di firma in modo automatico.
• Unico punto di governance per favorire le attività di auditors e controllori sia interni che esterni
• Migliora la visibilità e la condivisione degli asset documentali di un'organizzazione, rispettando i corretti livelli di accesso

IL FLUSSO

1. Crea una nuova pratica modellando il processo come desiderato: definisce gli attori, le fasi di approvazione e il tipo di firma da utilizzare. In alternativa, è possibile scegliere modelli di processo con percorsi e ruoli predefiniti.
2. Definisci la tempistica del processo di validazione. Una funzione di calendario consente di monitorare costantemente i tempi di esecuzione.
3. Collabora coi colleghi utilizzando le azioni che arricchiscono il flusso di base.
4. Le funzioni di notifica consentono di coinvolgere per tempo gli utenti, di definire avvisi in prossimità delle scadenze, di inviare promemoria automatici

Benefici

Razionalizza le fasi di firma integrandole e contestualizzandole ai processi concreti di validazione e approvazione organizzativi

Semplifica i processi di firma eleminando barriere tecnologiche e pilotando l’utente con un’interfaccia semplice ed accessibile.

Delocalizza e alleggerisce le attività di validazione e evita la duplicazione dei documenti da firmare.

Ottemperanza a normative come Privacy, 231, SOX;

Maggiore governance dei processi HR grazie alla centralizzazione dei documenti risultanti dai singoli processi